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Axcient x360Cloud SmartSearch: ricerca e anteprima documenti

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Ultimo aggiornamento: 01 December 2023

Tramite lo strumento SmartSearch incluso in Axcient x360Cloud, utilizzabile sia in contesto Microsoft M365 che in contesto Google Workspace, è possibile eseguire in rapidità operazioni di ricerca testuale, su tutti gli account utente e i servizi protetti al fine di rintracciare uno o più oggetti/documenti (comprese le differenti revisioni dei documenti).

Inoltre, se non si è effettivamente certi di quanto effettivamente rintracciato, risulta possibile visualizzare una semplice anteprima dei contenuti direttamente all’interno dell’interfaccia di x360Cloud. Risulta importante sottolineare che tale attività di visualizzazione di anteprime verrà inserita, a fini di sicurezza e di rispetto della privacy, all’interno dell’Audit Trail non alterabile presente all’interno dello strumento.

Best practices relative all’uso dello strumento SmartSearch

x360Cloud definisce i dati come “Objects”.

Gli Objects includono differenti definizioni quali: email (emails), contatti (contacts), calendari (calendar), eventi del calendario (calendar events), file (files), documenti (documents) e dati similari.

Per l’esecuzione di ricerche veloci e affidabili si consiglia di inserire in appositi campi di ricerca più elementi distintivi possibili suddivisi in questi due gruppi di entità:

  • Search Filters
  • Search Fields

Legenda relativa ai “search filters” disponibili

Filter by UserQuesto filtro suddivide gli Object in base all’indirizzo email selezionato.
Filter by CollectionQuesto filtro suddivide gli Object per specifica appartenenza a directory.
Filter by TypeQuesto filtro suddivide gli Object per tipo di contenuto (es: documento, email, etc.).
Filter by Date RangeQuesto filtro consente di selezionare un intervallo di date specifico.
Filter by SnapshotQuesto filtro consente di selezionare una data di snapshot specifica.

Legenda relativa ai search fields

Email Objects– sender
– to
– cc
– content subject
– received date
Contact Objects– first name
– last name
– work emails
– home emails
– last updated
Document Objects– title authors
– content
– file name
– last updated
Event Objects– title
– last updated
– location
– last updated

Esempi di utilizzo

I seguenti esempi di sintassi di ricerca possono aiutarti a restringere rapidamente i risultati della tua ricerca:

EsempiSyntax
Individuare un’email contenente in oggetto la parola “applicazione”.subject: applicazione
Individuare un file all’interno di una libreria documenti di un particolare Sito SharePoint.“sites/NomeDelMioSito/Documenti condivisi/”
Individuare tutti i file all’interno di una raccolta di Siti SharePoint.collections: sites\/RaccoltaDeiMieiSitiSharepoint\/*
Individuare un Object che contenga in un campo specifico o una parola o un’altra.title: (anteprima OR bozza)
Individuare, ricercando in un campo specifico,una corrispondenza esattafrom: “Mario Rossi”
Avviare una ricerca anche se non si è certi dell’ortografia.title: merend~
Rintracciare tutti gli Object relativi ad un dato intervallo di date.receivedDate: [2019-01-15 TO 2019-01-28]
Suddividere i risultati di ricerca sfruttando criteri molto specifici.(bozza AND documento) OR (draft AND document) AND NOT “preview”

Procedura guidata

  • Una volta loggati in Reseller Portal di x360Cloud selezionare da menu laterale sinistro la voce Organizations e, una volta comparsa la lista, eseguire click sul nome del cliente desiderato.
  • In menu laterale sinistro portasi in sezione Search per poi selezionare il campo di ricerca Search bar (toolbar posta in alto a sinistra contenente scritta “Type keyword search here…”).
  • Una volta selezionata la Search bar occorrerà eseguire un click sull’icona relativa a strumento SmartSearch (icona stilizzata rappresentante una lente di ingrandimento con sopra un ingranaggio) e si aprirà la finestra dello strumento. A seguire si potranno utilizzare le varie tipologie di ricerca Objects così come già evidenziato in sezione “ESEMPI DI UTILIZZO”.
  • A seguito di pressione di pulsante Search la pagina si popolerà con i risultati.
  • Si potrà quindi eseguire un click sul nome dell’Object interessato e si aprirà la relativa finestra di anteprima.
  • All’interno della finestra di anteprima risulteranno presenti i metadata relative all’Object incusi: name, date, e folder location.
  • Per visualizzare l’Anteprima del documento/messaggio, attivando anche notifica in Audit Trail dell’azione che si andrà a svolgere, basterà eseguire un click sul pulsante View File.
  • ATTENZIONE
    • Appena sopra il pulsante View File risulta presente un messaggio di avviso relativo all’inserimento in Audit Trail dell’attività di visualizzazione anteprima.
    • L’anteprima conterrà, in formato testuale puro, i primi 1000 caratteri del file o del messaggio email.
    • Nel caso l’Object fosse un file risulterà possibile utilizzare anche un pulsante selettore denominato Version drop down,
      Attraverso esso si potrà eventualmente selezionare, se disponibile, una versione differente del medesimo file.
  • Per ripristinare il file basterà chiudere la finestra di anteprima, selezionare il file tramite l’apposita casella di selezione posta a sinistra del nome, ed eseguire click su apposito pulsante, ubicato in alto a destra, denominato Restore Selected. Si aprirà apposita finestra di selezione utente di destinazione e si potrà eseguire quanto occorre attraverso uso di apposito wizard.
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