Email

Le best practice per gestire la propria casella di posta

04 Maggio 2015

La tua casella di posta scoppia? Perdi troppo tempo nel tentativo di tenerla sotto controllo senza sacrificare la produttività? Ti trovi a controllare la posta lavorativa anche a sera inoltrata o controllare i messaggi personali quando sei in ufficio? Nella  società di oggi perennemente connessa molte persone fanno fatica a trovare il giusto equilibrio tra vita personale e vita professionale.
Con uno strumento così diffuso come la posta elettronica è più importante che mai riuscire a tenere la propria casella in ordine e ridurre il tempo dedicato a questo mezzo di comunicazione.

I consigli che seguono possono aiutarti a mantenere la tua casella sempre organizzata e liberare del tempo che avresti altrimenti trascorso gestendo la posta, mettendolo a disposizione di attività maggiormente produttive o piacevoli.




 
Tieni lo spam sotto controllo
Impara a identificare phishing e truffe ed evita di rispondervi
I tentativi di phishing presentano spesso le seguenti caratteristiche:

  • link all'interno del messaggio che richiedono di inserire informazioni personali su un modulo online.
  • Minacce sul genere di “Se non compili il modulo allegato il tuo account verrà cancellato”.
  • Errori grammaticali e ortografici.
  • Link diretti verso siti pericolosi. È buona norma far passare il mouse al di sopra dei link contenuti nei messaggi email prima di decidere se selezionarli. Spesso i tentativi di phishing mostrano il link a un URL famoso (per esempio www.amazon.com), ma facendovi passare sopra il mouse si può notare come l'indirizzo effettivo del link sia diverso e punti a un sito contenente malware. Impara a notare questi link fasulli e, nel dubbio, evita di cliccarli.
  • Loghi e grafica ufficiali. È molto facile creare un sito fasullo che sia identico nell'aspetto a un sito ufficiale. Nel dubbio, non fare mai click sulle immagini o sui link presenti in un messaggio email; piuttosto, apri il tuo browser e digita manualmente l'URL dell'azienda da cui sembra provenire il messaggio.

Usa la funzione di apprendimento bayesiano (non limitarti a cancellare la posta)
I messaggi spam che riescono ad arrivare alla tua casella di posta possono essere passati al sistema di apprendimento bayesiano di MDaemon in modo che il relativo filtro antispam possa diventare sempre più preciso con l'andare del tempo. Il sistema di classificazione bayesiana viene abilitato all'interno di MDaemon da Sicurezza | Spam filter | Autoapprendimento bayesiano. Accertati che la casella “Abilita classificazione bayesiana” sia selezionata. Nella parte inferiore della schermata potrai vedere i percorsi delle cartelle dello spam bayesiano e dei messaggi non-spam. All'interno di WorldClient l'utente vede due pulsanti (con il pollice rispettivamente verso l'alto e verso il basso). Quando un utente possiede l'autorizzazione a vedere le cartelle per l'apprendimento bayesiano, può marcare un messaggio come spam o non-spam attraverso questi due pulsanti. Maggiori informazioni sono disponibili in questo articolo di knowledge base:
Training the Bayesian Learning Process in MDaemon Pro

Utilizza indirizzi email supplementari dedicati a scopi specifici
Fornisci il medesimo indirizzo email ad amici, parenti, colleghi e a chiunque te lo chieda? In questo caso starai probabilmente ricevendo molto più spam di quanto vorresti.
Una buona norma è quella di usare un indirizzo email per comunicare con amici e parenti, un altro per il lavoro, un altro ancora per lo shopping o per l'iscrizione a newsletter e mailing list.
 
Agisci subito

Quando ricevi un nuovo messaggio email è buona pratica evaderlo immediatamente. Un metodo molto diffuso per far questo è quello di eseguire una delle seguenti quattro azioni: cancellarlo immediatamente, rispondervi (se può essere fatto in meno di due minuti), delegarlo a qualcun altro (inoltrandolo) o metterlo in coda (se richiede più di due minuti).
Puoi anche archiviarlo o fissarti un appunto per lavorarci in un secondo momento. Puoi infine spostarlo in un'altra cartella (vedi il paragrafo "Crea e sfrutta le cartelle" più oltre).
 
Disiscriviti dalle newsletter che non ti servono più
Stai ancora ricevendo le newsletter a cui ti eri abbonato tre anni fa? Se non ti interessano più o non sono più pertinenti, dovresti annullare l'abbonamento. Le newsletter inviate da fonti serie forniscono spesso le istruzioni per farlo.
 
Non abusare della funzione “Rispondi a tutti”
Se hai ricevuto un messaggio indirizzato a più destinatari e devi rispondere al mittente, fai attenzione alla funzione “Rispondi a tutti”. Se devi rispondere solamente al mittente, fallo direttamente ed evita di mandare messaggi indesiderati nelle caselle degli altri.
 
Blocca l'inoltro dai vecchi account
Quando si cambia indirizzo email è pratica frequente quella di inoltrare tutta la posta dal vecchio indirizzo a quello nuovo, almeno fintanto che tutti gli interessati abbiano preso nota della modifica. Spesso l'inoltro viene mantenuto attivo sul vecchio account a tempo indefinito e, una volta che tutte le parti interessate sono passate a usare il nuovo indirizzo, gli unici messaggi che continuano a essere inoltrati dal vecchio account sono spam o vecchie newsletter. A questo punto si può tranquillamente disattivare l'inoltro (o cancellare del tutto l'account).
 
Maschera il tuo indirizzo email sui siti pubblici
Gli spambot rastrellano continuamente migliaia di siti alla ricerca di indirizzi email da utilizzare per le campagne spam future. Questi crawler analizzano frequentemente blog, message board, forum e guestbook. Se devi lasciare il tuo indirizzo email su uno di questi siti ti consigliamo di sostituire il carattere @ con (at) e il suffisso .com con (dot)com. 
 
Crea e sfrutta le cartelle
Col tempo la tua casella può riempirsi di messaggi email di ogni genere. Un modo per non perdere il controllo è quello di creare più cartelle di posta ed etichettarle in modo da poter dividere i messaggi in categorie per facilitarne il recupero. In WorldClient si possono creare con facilità cartelle di posta (o cartelle di qualunque altro tipo) attraverso il menù Opzioni.
 
Utilizza regole o filtri
Puoi anche creare regole per filtrare automaticamente i messaggi che soddisfino determinati criteri all'interno delle altre cartelle di posta. Questi filtri vengono creati in WorldClient attraverso il menù Opzioni | Filtri. Per esempio ho creato una cartella speciale per una particolare newsletter a cui sono abbonato. Utilizzo un filtro per spostare automaticamente i messaggi contenenti la newsletter nella cartella designata.
Non solo questo tiene la mia posta più ordinata, ma mi evita anche di ricevere continuamente le notifiche di "nuova posta in arrivo" per messaggi di questo genere dal momento che non vanno a finire direttamente nella mia inbox. Meno notifiche equivalgono a meno interruzioni ovvero a maggiore produttività.
 
Riduci al minimo il numero di messaggi nella tua inbox
Quando controlli la posta devi decidere cosa fare con i vari messaggi in arrivo (vedi il paragrafo "Agisci subito" più sopra). Attivandoti immediatamente manterrai la tua casella a dimensioni accettabili.
 
Invia e ricevi con minor frequenza
In un ambiente lavorativo dinamico come quello di oggi è facile farsi distrarre da telefonate, email, riunioni e altri impegni. Se il tuo mail client ti avvisa dell'arrivo di nuovi messaggi ogni tre minuti puoi essere tentato di andare a controllare continuamente la posta. Chiediti se questo debba essere effettivamente fatto in tempo pressoché reale. Prova a configurare il tuo client di posta perché controlli i nuovi messaggi ogni 15 minuti anziché ogni tre. Se una questione deve essere affrontata in meno di un quarto d'ora, allora potrebbe essere meglio farlo di persona o per telefono.
 
 
Questi sono solo alcuni suggerimenti per aiutarti a tenere sotto controllo la tua inbox. Seguendo questi consigli la tua casella di posta risulterà più ordinata, riceverai meno spam e dovrai dedicare meno tempo a gestire la posta.
 
(Tratto dal blog di MDaemon

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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