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MailStore: come trovare i messaggi ancora più velocemente

18 Giugno 2014
Ritrovare il messaggio desiderato all'interno di MailStore usando il plug-in di ricerca per Outlook è assolutamente semplice e immediato. Nella maggior parte dei casi è sufficiente digitare una parola che si sa essere inclusa nell'indirizzo del mittente o destinatario, nell'oggetto del messaggio, nel corpo del testo oppure anche negli allegati; tuttavia ogni tanto si incontrano situazioni nelle quali può essere utile avere la possibilità di raffinare ulteriormente i risultati della ricerca o essere maggiormente specifici.

In questo post presentiamo brevemente alcuni modi per rendere più potente la funzione di ricerca di Outlook grazie a un utilizzo sapiente di wildcard, virgolettati, campi speciali ed estensioni.
 
Ricercare frasi specifiche all'interno della posta elettronica
 
Se dovete ricercare una breve frase all'interno di un messaggio o di un allegato, noterete che digitando semplicemente le parole all'interno della barra di ricerca otterrete come risultato anche tutti i messaggi in cui quelle parole compaiono isolate, oltre naturalmente a quelli contenenti la frase originale nella sua completezza.
Per trovare solo questi ultimi, il semplice ricorso alle virgolette restringerà i risultati ai soli messaggi in cui tali parole si trovano collegate sotto forma di frase.
La stringa qui sotto restituirà i messaggi contenenti il testo "dati di vendita terzo trimestre" e non quelli che contengono solo le parole "dati", "vendite", "terzo" o "trimestre".
 
"Dati di vendita terzo trimestre".
 
Restringere la ricerca a specifici header dei messaggi
 
Un altro trucco utile può essere usato quando si conosce la posizione delle parole chiave all'interno del messaggio. In questo caso si può specificare il campo iniziando la stringa di ricerca con il nome del campo stesso, per esempio "subject".
Il sistema funziona con tutti i consueti header di messaggio:
 
subject:Aggiornamenti solo nel campo Oggetto
from:john@bloggs.com solo nel campo Da
to:fred@bloggs.com solo nel campo A
cc:jane@bloggs.com solo nel campo CC
bcc:staff@bloggs.com solo nel campo BCC
 
Escludere parole specifiche
 
Talvolta accade di eseguire delle ricerche e ottenere più risultati di quelli voluti; in questi casi può essere utile restringere il campo di ricerca escludendo talune parole.
Per escludere determinati termini dai risultati delle ricerche è sufficiente anteporre il carattere meno (-) come indicato qui di seguito:
 
joe@bloggs.com -offerte
 
Questa ricerca restituirà tutti i messaggi provenienti da joe@bloggs.com che non contengono la parola "offerte".
 
Combinare varie opzioni per ricerche più efficaci
 
Un altro interessante trucco per ottenere ancora più controllo è quello di combinare due opzioni di ricerca o più. Per esempio:
 
from:sales@achab.it subject:"Rinnovo di marzo" -bozza
 
La stringa qui sopra restituisce tutti i messaggi provenienti da sales@achab.it contenenti la frase "Rinnovo di marzo" nel campo oggetto, ma che non contengono la parola "bozza".
La prossima volta che userete MailStore per cercare un messaggio ottenendo più risultati del previsto potrete provare uno di questi metodi per rendere la vostra ricerca maggiormente specifica.

(Tratto da ZenSoftware)
 
Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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