Email

MailStore, il vostro miglior amico (Una guida per l’utente finale)

29 Maggio 2014
Vi hanno detto che da oggi avreste trovato Outlook con un aspetto un po' diverso dal solito. Il vostro tecnico IT ha installato questo nuovo sistema "MailStore" per aiutare a "ridurre il carico" del mail server, e iniziate ad aver paura che le attività di tutti i giorni possano richiedere il doppio del tempo a cui eravate abituati…
 
Tranquilli, i vostri timori sono infondati, in poche settimane inizierete a chiedervi come avete fatto a lavorare fino ad oggi senza un tool come MailStore. Naturalmente ci sono molti vantaggi per l'azienda, ma dove MailStore brilla davvero è nell'aiutare il singolo utente finale a trovare i messaggi di posta molto più rapidamente di quanto sia stato possibile in precedenza.

 
Integrazione con Outlook

Se usate Outlook dovreste trovare installato l'apposito Outlook Add-In di MailStore: lo potete capire dal fatto che, nonostante Outlook non abbia un aspetto molto diverso dal solito, ora esiste un nuovo menu a nastro per MailStore come evidenziato qui sotto.



 

È proprio questo add-in che vi diventerà indispensabile: si tratta di un potente strumento di ricerca che vi permette di recuperare qualsiasi messaggio di posta rapidamente anche disponendo di poche informazioni di partenza – come per esempio un nome di dominio parziale – e di consultare i contenuti nel modo in cui preferite.
 
Potete chiedere al vostro tecnico IT, ma è probabile che MailStore sia stato configurato per eliminare qualunque messaggio anteriore a una certa data (di solito 3, 6 o 12 mesi prima), così che la vostra mailbox avrà un aspetto un po' più ordinato e pulito rispetto al solito. Lo potrete notare soprattutto in quelle cartelle personali dove avete inserito messaggi per anni: alcune di esse potrebbero essere completamente vuote qualora si fossero limitate a contenere solo email molto vecchie. Ma non fatevi prendere dal panico: in realtà non è stato cancellato nulla!

 
Come navigare nel vostro archivio
 
Sarete felici di sapere che MailStore ora copia la struttura delle vostre cartelle nel vostro archivio personale; per accedervi è sufficiente fare click sul pulsante "Browse Archive", che aprirà un nuovo pannello di Outlook visualizzando l'albero delle vostre cartelle. A questo punto è solo questione di navigare fino alla cartella desiderata per trovare i messaggi che potrete leggere selezionando il pulsante "Open Message".
 
Vale la pena notare che invece di navigare fino alla cartella "Mary", potete semplicemente digitare "Mary" nella finestra di ricerca per consultare tutte le comunicazioni scambiate con questa persona.

 


 


Consigliamo di configurare il server MailStore affinché archivi tutti i messaggi di posta della vostra mailbox e non solo le email più vecchie. Questo significa che, effettuando ricerche o consultazioni, dovreste poter visualizzare anche i messaggi appena ricevuti.
 
Col tempo potreste notare che nell'archivio appaiono messaggi che sapete di aver cancellato dalla vostra mailbox. Non preoccupatevi, è tutto previsto: MailStore è un archiviatore di posta conforme alle normative, e per questo conserva una copia di tutti i messaggi che arrivano alla vostra mailbox, anche se li avete cancellati subito.
 
Ricerca messaggi
 
Nella maggior parte dei casi, quando vi occorre recuperare un messaggio, potete farlo attraverso la finestra di ricerca rapida. Anche se tutto quel che conoscete è solo una parte di un indirizzo, una parola o una frase nel corpo della mail o il cognome della persona, per esempio, la barra di ricerca vi sarà di grande aiuto offrendovi la strada più rapida per ritrovare il messaggio che cercate.
 


 


 
Se la ricerca restituisce troppi risultati e avete bisogno di essere più specifici, potete usare la funzione "Advanced Search" per filtrare i risultati in base a una serie di opzioni supplementari.


 


 
Come potete vedere dall'immagine qui sopra, potete definire le opzioni di ricerca di MailStore per specificare del testo contenuto all'interno di allegati, nella riga Oggetto o nel corpo del messaggio, oltre all'intervallo di date entro il quale cercare.

 
Accedere agli archivi altrui
 
Quando eseguite una ricerca, per default vi vengono restituiti solamente i risultati ritornati dal vostro archivio, e quindi i messaggi che avete inviato o ricevuto personalmente. Se necessario, MailStore può essere facilmente personalizzato per permettere a qualsiasi utente di accedere agli archivi altrui: le relative autorizzazioni devono essere definite all'interno di MailStore Server, quindi rivolgetevi al vostro amministratore MailStore se vi occorre una funzionalità di questo tipo.

 


 
Questa capacità torna particolarmente utile quando vi occorre sapere, per esempio, chi sia stata l'ultima persona di un certo ufficio a comunicare con un indirizzo email specifico. Una volta che avete ottenuto l'accesso ad archivi di altri utenti potrete eseguire le vostre ricerche sulle relative cartelle usando la ricerca rapida o quella avanzata, che appariranno anche sotto l'opzione "Browse Folder".
 


 


 
Salvare e riutilizzare una ricerca
 
Vi capita mai di ripetere continuamente le stesse ricerche? Magari avete periodicamente bisogno di trovare gli "ordini" della settimana? MailStore permette di salvare facilmente le ricerche più comuni rendendole disponibili con il semplice click del mouse.
 

Una volta creata, qualunque ricerca avanzata può essere salvata per apparire quindi nella visualizzazione "Browse Archive" alla voce "Search Folders". È sufficiente fare click su una di queste cartelle per lanciare nuovamente la ricerca desiderata.
 
Quando aprire o ripristinare un messaggio?
 
Il più delle volte non sarà necessario ripristinare un messaggio come tale. Per esempio, diciamo che dovete cercare all'interno di MailStore l'ultima comunicazione avuta con un cliente ma non ricordate l'esatto indirizzo email. Potete allora effettuare una ricerca su un nome di dominio parziale e trovare l'ultimo messaggio ricevuto. Da qui potrete fare click sul pulsante "Open" per visualizzarne il testo direttamente in Outlook, e quindi rispondere o inoltrare la mail secondo necessità. In uno scenario di questo tipo non è necessario ripristinare il messaggio all'interno della vostra inbox.
 
Tuttavia vi possono essere anche casi nei quali vi occorre copiare nella mailbox un messaggio che avevate cancellato. La cosa non può essere più facile: fate click sul pulsante "Restore Message" e trascinate l'icona della posta nella cartella nella quale desiderate eseguire il ripristino del messaggio.
 


 


 
Accesso mobile all'archivio MailStore
 
È molto probabile che un dispositivo mobile sia configurato per sincronizzare solamente i messaggi più recenti, di solito le ultime settimane o un mese al massimo. Come utenti mobili siamo abituati all'idea di poter raggiungere rapidamente gli ultimi messaggi di posta mentre siamo lontani dalla scrivania, e in genere ci interessa di più essere avvisati dell'arrivo di nuove email che non possedere una copia di tutta la posta all'interno del nostro telefonino. In questo caso MailStore può essere d'aiuto.
 
Quando siete in giro e avete bisogno di accedere rapidamente a vecchi messaggi, potete collegarvi all'interfaccia Web di MailStore. Dal momento che tutti i dati sono conservati sul server, potete navigare velocemente nel vostro archivio o effettuare una ricerca per trovare i messaggi che vi occorrono.
 


 


 
MailStore cambia il vostro modo di lavorare
 
Usando MailStore, eliminando buona parte dei messaggi più vecchi, è possibile a abbandonare complesse strutture di cartelle e soluzioni di archiviazione.
 
Certo, è ancora frequente che gli utenti possiedano alcune cartelle di riferimento rapido, ma queste non sono più fuori controllo e, sinceramente, non sono più confuse e disordinate come una volta! MailStore semplifica il modo in cui utilizziamo la posta elettronica e tiene le nostre inbox ordinate, organizzate e, soprattutto, velocissime da consultare!
 
Un altro vantaggio deriva dal fatto di sapere che tutti i messaggi vengono archiviati, e quindi siamo tutti meno propensi a conservare tutto quanto "nel caso dovesse servire". Al contrario, tendiamo a cancellare molti più messaggi una volta che non ci servono più, contenendo in questo modo le dimensioni delle inbox e facendo girare più velocemente Outlook di conseguenza.
 
Qual è la giusta quantità di messaggi da tenere sul server?
 
Questa è una domanda che interessa più gli amministratori ma è chiaro che l'esatta quantità di posta che le persone conservano nelle loro mailbox dipende dalla natura delle loro attività.
 
Nella maggior parte dei casi è comune iniziare con una quantità generosa conservando sul mail server l'ultimo anno o due, per esempio. Tuttavia gli utenti si abituano rapidamente al concetto di effettuare tutte le ricerche usando MailStore, e conseguentemente sono più propensi a cancellare messaggi più recenti senza avere la sensazione di perderli irrimediabilmente.
 
Cancellare messaggi più vecchi di sei o persino tre mesi diventa sempre più comune, e in questi casi gli utenti iniziano a usare le loro mailbox più per gestire le comunicazioni recenti in corso che non come archivio generale della posta.
 
Una volta che si è in grado di mantenere le mailbox a questi livelli, l'incremento di prestazioni diventa notevole: spesso MailStore dona una seconda giovinezza a mail server altrimenti obsoleti.
 
 

(Tratto da ZenSoftware)

Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
Commenti (1)

Visto che parliamo di utenti finali, aggiungerei un piccolo dettaglio non trascurabile. Per la posta archiviata e ancora presente nella casella di posta l’utente può modificare il posizionamento della mail dal suo client di posta tipico, magari creando delle cartelle nuove e togliendone delle vecchie.
Mailstore al successivo batch di archiviazione senza cancellazione riorganizzerà le mail salvate in precedenza posizionandole nelle nuove cartelle create dall’utente e archiviate. Quindi la copia archiviata sarà coerente con quella operativa.

Emilio Polenghi,

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