Mailserver e archiviazione

PEC: scocciatura da gestire o opportunità di business?

16 Novembre 2017

Come ben saprai, la Posta Elettronica Certificata ha raggiunto negli ultimi anni una diffusione capillare su tutto il territorio italiano, penetrando in ogni realtà aziendale. Ciononostante siamo ben lontani da un utilizzo corretto e consapevole di questo strumento.

Secondo i dati riportati dall'AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) a giugno 2017 erano attive 8 milioni e mezzo di caselle PEC e nel bimestre maggio-giugno sono stati scambiati 253 milioni di messaggi PEC.

Ma cosa c'entri tu con tutto questo?

Te lo spiego subito.

Tra quelle 8 milioni e mezzo di caselle PEC attive ci sono anche quelle dei tuoi clienti. Se la PEC non viene utilizzata a dovere, ci saranno una serie di problemi che tu potresti facilmente risolvere fornendo gli strumenti adeguati.

Non solo, poiché si tratta di posta elettronica (anche se certificata), per qualsiasi problema si rivolgeranno a te! E gli interventi di emergenza sono quasi sempre a basso margine perché l'obiettivo è rimettere il cliente in condizione di lavorare.

Davanti a te, allora, ci sono due strade che puoi percorrere:
 

  • puoi lasciare che i tuoi clienti lavorino male (e non a norma) e intervenire in caso di problemi con bassi margini;
  • puoi farli lavorare meglio e fare margine, vendendo un prodotto o erogando un servizio in più.

Se la seconda opzione ti alletta, ti spiego quali sono le difficoltà legate all'utilizzo della PEC e come Gateway PEC (per gli amici GPEC) è in grado di risolverle.
 

Portare la PEC nell’uso quotidiano

Da un sondaggio che abbiamo effettuato di recente è emerso un dato sbalorditivo: quasi un terzo degli utilizzatori di Posta Elettronica Certificata non monitora la casella PEC con frequenza adeguata o non la monitora affatto.

Sai che possono esserci dai 200 ai 2000 euro di sanzioni per i messaggi di Posta Elettronica Certificata non letti?

Questo avviene perché:
 

  • non è ancora entrata nell'uso quotidiano: chi, all'interno dell'azienda, deve ricevere /inviare un messaggio di PEC non lo fa con la stessa naturalezza con cui invia una classica email.
  • è complesso utilizzarla: c'è bisogno, ad esempio, di collegarsi al portale del gestore o configurare il proprio Outlook per avere un doppio account, cosa che può facilmente portare a difficoltà di gestione della posta elettronica.

Come risolvere questo problema?

Gateway PEC ti aiuta a portare la PEC nella realtà quotidiana: permette al personale di utilizzare la propria casella di posta aziendale per leggere e scrivere anche le PEC. Comodo, no?

I tuoi clienti hanno la certezza che ogni messaggio di posta certificata verrà letto e di poter rispondere in tempo alle comunicazioni importanti che spesso hanno una scadenza breve.

Cosa succede se un tuo cliente riceve una multa o un'istanza di fallimento nella sua casella PEC ma, per disattenzione o disabitudine, non la legge entro il tempo limite?
Succede che è costretto a correre ai ripari, pagare multe più salate o andare incontro a iter burocratici dispendiosi sia dal punto di vista del tempo, sia del denaro.

Con GPEC i tuoi clienti sono sicuri di ricevere tutte le comunicazioni importanti, perché arriveranno sulla stessa casella di posta che controllano tutti i giorni, più volte al giorno.

Portare la PEC nella quotidianità, al giorno d'oggi significa anche qualcos'altro.

Solitamente la PEC si presenta come una sorta di involucro e il messaggio vero e proprio è contenuto nell'allegato. Questo non è un problema se dobbiamo accedervi dal nostro laptop o PC.

Ma se volessimo leggere il messaggio in mobilità? Potremmo avere problemi a scaricare l'allegato con il nostro smartphone. Qui interviene GPEC, che permette di visualizzare in anteprima il messaggio contenuto nell'allegato come se fosse un'email, senza necessariamente scaricarlo.

Gestire la casella PEC è finalmente un’attività semplice e accessibile.
 

Conservazione a norma

Sai che meno del 10% delle aziende conserva la PEC a norma di legge? La PEC è un documento aziendale e in quanto tale va tenuto per 10 anni. Ma questo non basta.

La PEC è anche un documento elettronico e, di conseguenza, bisogna garantire la data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto.

Per far sì che questo avvenga c'è bisogno di un certificato che viene apposto dal nostro gestore nel momento in cui inviamo un messaggio PEC. Ma attenzione: questo certificato scade in genere in meno di un anno!

Una volta scaduto il certificato la nostra PEC sarà equivalente ad una normale email, con ovvie conseguenze giuridiche in caso di contenzioso.

Anche in questo caso Gateway PEC può aiutarti: grazie ad un accordo con un'azienda che si occupa di conservazione digitale, è possibile automatizzare il processo di conservazione ed eseguirlo fino a una volta al giorno. Il conservatore digitale si occupa di rinnovare il certificato e consentire ai messaggi PEC dei tuoi clienti di non "scadere".

In questo modo il tuo cliente è certo che la sua PEC venga conservata a norma e, nel momento del bisogno, può recuperarla e presentarla, se servisse, in tribunale. Per approfondire come occorre conservare una PEC, dai un'occhiata a questo articolo.

Gestione di più caselle PEC o più persone che vi hanno accesso

Se ci sono più caselle da gestire e più persone che possono accedere alla PEC possono sorgere dei problemi. Ad esempio, ognuno può accedere al messaggio in una modalità diversa: chi dalla webmail del gestore, chi la scarica in Outlook, e così via. Quindi è difficile tenere traccia di chi ha letto il messaggio, chi ha scaricato la ricevuta della PEC, chi ha risposto e cosa ha risposto.

Ci sono, inoltre, professionisti che hanno necessità di accedere a più indirizzi PEC diversi. Dover effettuare l'accesso ad ognuna di queste caselle PEC per gestirle singolarmente può diventare frustrante.

Gateway PEC fa da accentratore e distributore dei messaggi di Posta Elettronica Certificata, quindi ti permette di:
 

  • ricevere messaggi relativi a diversi indirizzi di PEC sullo stesso client di posta;
  • far recapitare lo stesso messaggio a più persone e sapere chi lo ha gestito e in che modo.

 
In conclusione, offrire ai tuoi clienti un valido strumento per gestire la PEC serve sia a te sia a loro: tu fai il tuo bravo margine e guadagni la loro fiducia, loro utilizzano la Posta Elettronica Certificata in maniera più semplice, sono più sereni e maggiormente tutelati dal punto di vista legale.

Per scoprire di più su Gateway PEC, guarda la registrazione della Web TV dedicata.
 

Ti ricordo che Gateway PEC è compatibile con i mail server più diffusi sul mercato.

Cosa aspetti? Provalo subito!
 

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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