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Perché usare MailStore per archiviare la posta?

15 Dicembre 2015

Un punto importante per la conservazione delle informazioni è la conservazione della posta elettronica. L'ideale è utilizzare strumenti strumenti leggeri, veloci, affidabili e di facile consultazione senza alterare il messaggio, come MailStore: un prodotto che si affianca al server di posta, interno o esterno all’azienda, e che meticolosamente archivia di giorno in giorno la posta elettronica andando a creare un indice di ricerca per i contenuti dei messaggi e degli allegati.
 

 



Supponiamo di essere in una situazione delicata con un cliente a causa di informazioni imprecise comunicategli attraverso delle e-mail, ma di cui nessuno si ricorda di aver scritto e di cui il cliente non ci fornisce gli estremi, salvo un vago intervallo temporale di un anno e mezzo prima.
 
Come risaliamo a quelle e-mail?  
L’archivio di posta contiene indicativamente due milioni di e-mail distribuiti su venti dipendenti, la ricerca si fa complicata, ma noi in azienda abbiamo MailStore.
 
In pochi minuti creiamo una regola di ricerca concentrata su:

  • periodo temporale comunicatoci; 
  • dominio del cliente come destinatario dei messaggi; 
  • parole di ricerca legate al prodotto oggetto del problema.

Lanciamo la ricerca su tutte le caselle di posta ed ecco in pochi secondi apparire un elenco con le mail rispondenti al criterio di ricerca, che comunque non sono poche e richiedono una verifica da parte dell’ufficio legale.
 
Chiediamo allora a MailStore di esportare le e-mail corrispondenti alla regola di ricerca e di creare un file di outlook protetto da password, è bene che le e-mail dei dipendenti non girino liberamente per l’azienda, la riservatezza è sempre il primo punto della lista.
 
L’ufficio legale riceve il file e lo apre con Outlook, avendo un albero delle caselle di posta che contengono le mail da verificare.
 
Avremmo anche potuto chiedere a MailStore di caricare le mail trovate in una cartella all’interno della casella di posta del incaricato dell’Ufficio Legale.
 
Quanto tempo ha richiesto la ricerca?  
L’estrapolazione ha richiesto circa tre minuti e solo la persona designata dall’ufficio legale ha accesso ai contenuti.
 

(Tratto dal blog di Emilio Polenghi)

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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