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Informazioni per i richiedenti l’iscrizione ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016

In osservanza di quanto previsto ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016, la società Achab S.p.A., unipersonale Società soggetta a direzione e coordinamento da parte di Vortex Beteiligungs GmbH, con sede in (20135) Milano, viale Monte Nero, 4, in qualità di Titolare del trattamento, informa gli interessati su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
Le informazioni, oggetto del trattamento, costituiscono dati personali e soprattutto identificativi ed informatici riferiti al richiedente la partecipazione all’evento (se persona fisica) oppure dati personali, essenzialmente identificativi ed informatici, riferiti agli altri interessati (quali manager, collaboratori, dipendenti, referenti, etc.) se il richiedente la partecipazione all’evento è una persona giuridica.
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato e/o presso la società nella quale l’interessato assume il ruolo di manager, collaboratore, dipendente, referente, etc. In tale ultimo caso i dati si considerano comunicati dalla società che richiede l’iscrizione all’evento indetto dal Titolare per conto e con il consenso degli interessati.
È fatto onere al richiedente l’iscrizione all’evento (persona giuridica), di rilasciare la presente informativa agli eventuali interessati coinvolti nel relativo trattamento allorché prestino attività lavorativa o professionale o collaborino o siano in rapporti commerciali con il detto richiedente ed a tutti coloro i cui dati possano comunque essere comunicati, conosciuti e/o trattati dal Titolare in esecuzione e nello svolgimento del rapporto principale. In ogni caso sarà onere del richiedente l’iscrizione all’evento (persona giuridica) garantire la piena conoscibilità della presente Informativa, o dei suoi elementi essenziali, agli stessi interessati.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati raccolti sono utilizzati per le seguenti finalità:

il perseguimento di finalità strumentali e/o complementari alla richiesta di iscrizione all’evento del Titolare, in particolare per l’organizzazione e la gestione dell’evento medesimo;
per l’invio all’interessato di comunicazioni di natura commerciale, attraverso strumenti automatizzati (quali email ed SMS) nonché mezzi tradizionali (come il contatto telefonico tramite operatore), e del materiale inerente all’evento attraverso anche l’utilizzo di mailing list dedicate e di una newsletter;
per la pubblicazione e diffusione di immagini dell’evento su materiale pubblicitario, sui siti web aziendali, sulle piattaforme dedicate alla web-streaming dell’evento, sui social media, su riviste o in ogni altro qualsivoglia supporto destinato alla diffusione ed utilizzato a fini promozionali dell’attività svolta da Achab.

I dati sono trattati in osservanza e nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento e protezione dei dati personali.

NATURA DEL CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati personali per la finalità di cui alla lett. a) del paragrafo “Finalità del trattamento” della presente informativa è da ritenersi facoltativo, ma necessario per l’esecuzione della prestazione. L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito all’instaurando rapporto e alla sua puntuale esecuzione.
Il conferimento dei dati personali per la finalità di cui alla lett, b) e alla lett. c) del paragrafo “Finalità del trattamento” della presente informativa è da ritenersi facoltativo e non necessario per l’esecuzione della prestazione, fermo restando il diritto dell’interessato di opporsi da subito o successivamente all’invio di materiale promozionale e di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
La presente informativa si considera letta e conosciuta all’atto dell’invio della scheda di iscrizione.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Base giuridica del trattamento per le finalità sopra descritte è:

per le finalità di cui alla lett. a), l’adempimento di un contratto o di misure pre-contrattuali e/o di un obbligo legale;
per le finalità di cui alle lett. b) e c), il consenso dell’interessato inteso come il soggetto al quale i dati si riferiscono. Tale consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Il consenso dell’interessato non è necessario qualora il trattamento avvenga per la tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e stragiudiziale e/o alla difesa degli stessi.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso procedure informatiche o comunque mezzi telematici ovvero manualmente e con supporti cartacei ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati e autorizzati e impegnati alla riservatezza. I dati sono trattati e conservati con strumenti idonei a garantirne la sicurezza, l’integrità e la riservatezza mediante l’adozione di misure di sicurezza adeguate come previsto dalla normativa.

COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE, DESTINATARI
La comunicazione dei dati personali raccolti a terzi, diversi dal Titolare, dai referenti interni, ma anche dai responsabili esterni alla struttura aziendale, e dagli incaricati al trattamento individuati e nominati dal Titolare stesso, è prevista per il perseguimento delle finalità sopra indicate ed in ogni caso nei limiti delle stesse, eventualmente a: soggetti e società terze di fornitura e assistenza tecnica ed informatica, centri ricettivi che ospitano l’evento, relatori, a società che forniscono servizi informatici, quali ad esempio servizi cloud, di assistenza e manutenzione, società di telemarketing e di web-marketing, di gestione dei dati, di servizi e/o piattaforme che erogano e gestiscono servizi in streaming e/o rendono fruibili contenuti, video e immagini anche offline, stampatori, imprese di rilevazione della performance della manifestazione, tutti impegnati nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte. In ogni caso il trattamento da parte di soggetti terzi dovrà avvenire secondo correttezza e nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.
Come anzi detto, i dati raccolti possono inoltre essere comunicati e ceduti, previa acquisizione di specifico consenso da parte dell’interessato, ai partner commerciali di Achab e a tutte le altre società sponsor della manifestazione/dell’evento, i quali potranno utilizzare i dati comunicati per l’invio all’interessato di comunicazioni di natura commerciale e di materiale inerente all’evento, attraverso anche l’utilizzo dì mailing list dedicate e di una newsletter.

TEMPI DI CONSERVAZIONE
I dati saranno conservati (i) per le finalità di cui alla lett. a) per il tempo necessario all’espletamento delle finalità di gestione dell’evento, comunque entro i termini prescrizionali fissati per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento, (ii) per le finalità di cui alla lett. b) per due anni successivi dall’ultimo contatto con il Titolare del trattamento salva l’instaurazione di rapporto contrattuale e in ogni caso fino all’opposizione, in tutto o in parte, dell’interessato in qualsiasi momento al trattamento e (iii) per le finalità di cui alla lett. c) fino alla revoca del consenso dell’interessato.

TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO IN PAESI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
In relazione alle finalità di trattamento di cui sopra i dati potranno essere trasmessi all’estero e trattati da entità terze, stabilite anche sul territorio di Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, quali ad esempio gli Stati Uniti d’America. Il trasferimento verso tali Paesi terzi avviene sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione Europea ovvero della sottoscrizione di clausole contrattuali standard approvate dalla stessa Commissione Europea.
Si noti che le leggi in materia di protezione dei dati e altre leggi di altri Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo verso i quali potranno essere trasferiti i dati potrebbero offrire un livello di tutela inferiore a quello del Paese di residenza dell’interessato. Il Titolare del trattamento adotterà in tali casi precauzioni appropriate, in conformità alla legge applicabile, per garantire che i dati personali dell’interessato rimangano protetti. Tali misure comprendono anche l’uso delle clausole contrattuali standard a salvaguardia del trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Ad ogni modo, l’utente interessato ha diritto di ottenere il riferimento alle garanzie appropriate od opportune adottate per il trasferimento dei dati personali e i mezzi per ottenere una copia di tali dati personali o il luogo dove sono stati resi disponibili.
Per maggiori informazioni, o per richiedere una copia degli accordi contrattuali vigenti, si prega di contattare privacy@achab.it.

DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato può far valere i propri diritti come espressi dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679, rivolgendosi a Achab S.p.A., unipersonale Società soggetta a direzione e coordinamento da parte di Vortex Beteiligungs GmbH, ai seguenti recapiti: indirizzo Achab S.p.A. con sede in (20135) Milano, viale Monte Nero, 4, posta elettronica privacy@achab.it.

In particolare, ai sensi della normativa applicabile, l’interessato, ha diritto di:

ottenere:
- indicazioni sull’origine dei dati personali, sulle finalità e sulle modalità del trattamento, sulla base giuridica del trattamento, sulla logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e nel caso in cui esista un processo decisionale automatizzato e in questo caso l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento;
- indicazione degli estremi identificativi del Titolare del trattamento e dei Responsabili;
- indicazioni circa i soggetti o le categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza degli stessi in qualità di rappresentante designato sul territorio dello stato, di responsabili o incaricati;
- indicazioni circa il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- l’accesso, l’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei dati che lo riguardano;
- la cancellazione senza ingiustificato ritardo o la limitazione del trattamento;
- la portabilità dei dati, ossia la trasmissione dei dati in formato di uso comune e leggibile da qualsiasi dispositivo e il diritto di trasferirli ad altro titolare del trattamento (ove tecnicamente fattibile);
- l’attestazione del fatto che le operazioni di cui ai punti che precedono sono state portate a conoscenza anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, salvo il caso in cui tale adempimento risulti impossibile o comporti l’impiego di mezzi manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato.
revocare il consenso prestato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo a un’autorità di controllo;
opporsi, in tutto o in parte, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, previsto ai fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

TITOLARE E COMUNICAZIONI PRIVACY
Il Titolare è la società Achab S.p.A., unipersonale Società soggetta a direzione e coordinamento da parte di Vortex Beteiligungs GmbH, con sede in (20135) Milano, viale Monte Nero, 4.
Un elenco aggiornato dei referenti interni, dei responsabili del trattamento nominati dal Titolare ai sensi dell’art. 28 Regolamento UE 679/2016, è disponibile presso la sede legale del Titolare.
Per ogni comunicazione anche relativa all’esercizio dei diritti dell’interessati sopra riportati, il Titolare mette a disposizione l’indirizzo privacy@achab.it e comunica di aver nominato un Referente interno per il trattamento dei dati personali raggiungibile a detto recapito.