Email

Se non stai archiviando le email, ecco 8 motivi per iniziare

03 Agosto 2017

Se accade un disastro sul server di posta, sei in grado di ripartire velocemente?
Se un dipendente lascia l’azienda cancellando tutte le sue email, ti crea qualche problema?
Se un file di Outlook si corrompe, sai come recuperare tutte le informazioni e i file contenuti lì dentro?
Lo spazio disco sul mailserver non basta mai?
Il personale ti continua a chiedere di recuperare messaggi cancellati?
Ogni attività oggi ruota intorno alle email, poiché contengono informazioni, dati, documenti e contratti.
Ma tu ti preoccupi di proteggerle a dovere?
Non parlo di firewall e antivirus, parlo di archiviazione della posta elettronica.
Se non stai archiviando le tue email e quelle dei tuoi clienti, ecco 8 motivi per cui dovresti iniziare a farlo subito.

1.Compliance

Non tutti ne sono a conoscenza ma l’archiviazione della corrispondenza elettronica è obbligatoria anche in Italia oltre che in altri paesi.
E a proposito di compliance, un’archiviazione email aiuta anche se ti stai allineando al GDPR, in particolare in riferimento agli articoli 1 e 20. Se ti interessa approfondire leggi questo articolo.

2. Server più performanti

Una soluzione di archiviazione della posta elettronica alleggerisce il carico dei server. Per un mailserver gestire migliaia o milioni di messaggi email accumulati negli anni è un compito gravoso.
Se viene implementato un sistema di archiviazione della posta elettronica, ecco che si possono cancellare dal server tonnellate di email: un server di posta più scarico può lavorare più velocemente.

3. Risparmio dello spazio disco

Una soluzione professionale di archiviazione della posta elettronica dovrebbe prevedere un sistema di compressione e deduplica dei messaggi.
Spesso infatti i messaggi di posta elettronica vengono inviati a più persone il che si traduce in un inutile spreco di spazio.
Un sistema di archiviazione di posta elettronica può farti risparmiare anche il 50% dello spazio su disco occupato dai messaggi di posta elettronica, con un conseguente risparmio di soldi.
Se vuoi avere un’idea di quanto costi tenere un GB in linea, ti segnalo una puntata del podcast Radio Achab.

4. Recupero delle email facilitato

Se un sistema di archiviazione email è in grado di intercettare tutte le email in ingresso e uscita, allora costituisce in qualche modo una sorta di salvataggio o backup di tutta la comunicazione aziendale.
Se dovessero servire tutte le email di un determinato cliente o di un determinato reparto sarebbe possibile recuperarle con pochi click. Ciò non significa che il backup del mailserver non sia necessario.

Sei interessato a capire meglio le differenze fra backup e archiviazione delle email? Scopri quante volte l’archiviazione è più forte del backup.

5. Stop ai problemi di Outlook e dei file PST

Outlook e i file .PST sono un problema per tutti, sia per te che per i tuoi clienti: si corrompono, rallentano Outlook, sono difficili da gestire e da backuppare, non sono adatti a tenere le informazioni all’infinito, fanno perdere del tempo perché se ci sono dei problemi i clienti chiamano te.
Tutto questo può essere evitato con un sistema di archiviazione: si può importare tutta la posta elettronica presente nei file di Outlook in un contenitore  e si possono buttare via i tanto vituperati file PST.
Ed è più facile di quanto tu possa pensare, leggi come fare.

6. Stop al problema delle quote

Se non si impone nessuna regola sai bene che gli utenti tengono tutte le comunicazioni di posta elettronica in linea, anche quelle vecchie di anni, senza cancellare mai niente con l’idea che possano sempre servire.
Per risolvere questo problema gli amministratori di rete sono soliti imporre delle quote, ossia dei limiti intesi come numero di email o dimensione dei messaggi che ogni utente può tenere in linea.
Questo normalmente fa infuriare gli utenti che sono costretti a cancellare della posta elettronica.
In realtà esiste una via d’uscita che accontenta sia gli amministratori di rete sia gli utenti. Scopri la soluzione.

7. Patrimonio informativo aziendale sempre al sicuro

Configurando correttamente l’archiviazione email è possibile intercettare e archiviare ogni singolo messaggio in ingresso e in uscita. In questo modo anche se qualche utente cancella delle email dalla propria posta elettronica, nell’archivio aziendale è sempre disponibile una copia non cancellabile: così nessuna informazione andrà persa.

8. Produttività alle stelle

I messaggi archiviati sono indicizzati, così come gli allegati: in questo modo richiamare un messaggio dall’archivio è questione di pochi secondi e può essere eseguito in modalità self-service senza dover scomodare il tecnico di turno per recuperare una vecchia email.
I tuoi utenti apprezzeranno questa possibilità.

Se vuoi scoprire come MailStore può aiutarti a risolvere tutti questi problemi, guarda il webinar On Demand dedicato!

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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