Email

Un modo diverso per svuotare il cestino degli utenti con MailStore

06 Novembre 2014

Uno dei principali vantaggi derivanti dall'archiviare le mailbox degli utenti direttamente dal mail server attraverso MailStore risiede nella capacità di cancellare i vecchi messaggi una volta che sono stati inseriti in archivio.
In genere i clienti scelgono di cancellare i messaggi dalle mailbox utente quando risalgono a più di un anno prima.
Come fare se però si vogliono gestire alcune cartelle in modo diverso dalle altre?
Un buon esempio è rappresentato dalla cartella Cestino.
Vi starete chiedendo perché archiviare anche la posta cancellata, ma in realtà si tratta di un'operazione molto utile.
Archiviando il cestino, MailStore preleva tutti i messaggi precedentemente archiviati per spostarli nella cartella "Deleted Items" dell'utente, aiutando in questo modo a tenere traccia dell'ultima destinazione di ciascun messaggio. Questo è estremamente utile quando avete bisogno di capire perché non sia stato risposto a un determinato messaggio.

Tuttavia, di solito non è necessario mantenere a lungo sul mail server questi messaggi cancellati.
Qualche giorno o magari un paio di settimane è più che sufficiente affinché un utente possa recuperare un messaggio cancellato per sbaglio.

Varrebbe la pena programmare un task che, una volta al giorno, ripulisca il cestino in modo da lasciare solamente i messaggi cancellati risalenti alle ultime due settimane. Fare questo con MailStore è molto semplice
Quel che possiamo fare è creare una regola di archiviazione specifica che mantenga solamente i messaggi cancellati delle ultime due settimane dopo essere stati archiviati.
Per esempio, sul nostro server MailStore archiviamo il nostro mail server MDaemon, pertanto esiste un job denominato "Multiple MDaemon Mailboxes" che viene lanciato una volta al giorno per analizzare le mailbox di tutti gli utenti archiviandone i relativi contenuti.
Abbiamo configurato questa procedura affinché cancelli tutti i messaggi che risalgono a più di quattro mesi prima.
La maggior parte dei nostri clienti sceglie un anno, ma nel nostro caso abbiamo visto che non ci occorre mantenere la posta così a lungo e abbiamo quindi ridotto l'intervallo a quattro mesi.



Quel che possiamo fare è copiare questo job e modificarlo perché agisca solamente sulla cartella "Deleted Items" delle mailbox di ogni utente.
Ricordate che la procedura funzionerà su tutte le cartelle denominate "Deleted Items": poiché è alquanto improbabile che un utente scelga questo stesso nome per altre cartelle, non dovrebbero esserci comunque problemi.

Creare il nuovo job

Fate clic sul job col tasto destro del mouse e scegliete Copy quindi Paste per creare il nuovo job.


 

Il passo successivo è quello di fare clic col tasto destro del mouse e selezionare Rename per assegnare un nome più pertinente.


Quindi fate clic su Ok per salvare le modifiche.
Se ora fate nuovamente click col tasto destro del mouse sul nuovo job e selezionate Properties, potrete arrivare alla sezione Advanced Settings dove potrete scegliere le cartelle da archiviare


Specificando solo la cartella "Deleted Items", questo job archivierà solamente i messaggi che si trovano nella cartella con questo nome ignorando tutte le altre cartelle.
A questo punto potete cambiare i parametri relativi al periodo di cancellazione dei messaggi e portarlo a due settimane.


Una volta fatto questo avrete due job con il seguente aspetto.


Il passo conclusivo è quello di rifare clic col tasto destro del mouse sul nuovo job e scegliere Schedule per definire quando lanciare automaticamente in esecuzione la procedura.
Il momento migliore è prima o dopo il job "Multiple MDaemon Mailbox", ma non nello stesso momento.

Copiare i job di archiviazione in questo modo è una funzione molto utile di MailStore.
Un altro modo in cui può essere usata è per specificare policy di cancellazione specifiche per utente anziché per cartella, ma ricordate: se definite un job affinché agisca sulla mailbox di un unico utente, accertatevi di rimuovere quell'utente dal job "global" già esistente.

(Tratto da ZenSoftware)

Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
Commenti (1)

Purtroppo con la versione 9 installata su server non è possibile creare una schedulazione del job con un preciso orario, ma solo specificare un intervallo di secondi tra i job e un periodo di esclusione, questo complica abbastanza le cose.

Emilio Polenghi,

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