Mailstore può archiviare automaticamente le mail in ingresso e in uscita di tutti gli utenti di un tenant Office 365, prima che siano consegnate agli utenti, o, per le mail in uscita, spedite.
Per farlo, utilizza la funzione di Journal di Office 365. Questo è l'unico modo per essere sicuri che tutte le mail che transitano per Office 365 siano archiviate.
Informazioni di base sull'archiviazione Journaling
La funzione di Journal di Office 365, come quella di Exchange, crea una copia di tutte le mail in ingresso e in uscita, quindi le collega al cosiddetto journal report e mette le copie in una particolare casella, denominata casella di Journaling.
Nel Journal report sono specificati il mittente e il destinatario originali delle mail . Il mittente e il destinatario originali che vengono utilizzati da Mailstore per assegnare i messaggi agli utenti corrispondenti di Mailstore stesso. In questo modo, anche se il processo di archiviazione è gestito con un unico job, ogni utente avrà accesso solo alle proprie mail.
La funzione di Journal gestisce anche gli indirizzi in BCC e le liste di distribuzione.
N.B: Office 365 può utilizzare come casella di Journaling solo una casella esterna, non può quindi usare una casella di Office 365 a questo scopo. Inoltre, per usare la funzione di Journaling, bisogna che questa sia attivata sul proprio account Office 365. Ulteriori informazioni sono reperibili presso questo articolo nella TechNet di Microsoft. In questo articolo, invece, ci sono informazioni più generali sul Journaling di Exchange Online.
Prima di configurare Mailstore per archiviare le mail di Office 365 tramite Journaling, è necessario fare una configurazione aggiuntiva sul tenant Office 365.
Creazione di una Mailbox per il Journaling
- Loggarsi nel proprio tenant Office 365 con un account amministrativo
- In Office 365 Admin, andare in ADMIN -> Exchange
- Dall'Exchange admin center, andare in
compliance management - Selezionare journal rules.
- In Send undeliverable journal reports to inserire una casella di journaling alternativa. A questa casella saranno inviati i None Delivery Reports (NDR) nel caso la casella di journaling principale non sia raggiungibile. Le mail inoltrate a questa casella non saranno recapitate.
- Cliccare su + (New). Si aprirà la finestra di dialogo New Journal Rule
- Inserire un nome per la regola di journaling, per esempio
Journaling. - Nella sezione If the message is sent to or received from… scegliere se archiviare tutti gli utenti o solo alcuni. Si possono indicare gruppi o anche utenti singoli.
- Nella sezione Journal the following messages… invece scegliere se si vogliono archiviare tutti i messaggi, solo quelli inviati esternamente o solo quelli inviati internamente.
- Nella casella Send journal reports to: inserire l'indirizzo della casella principale di Journaling, creata precedentemente.
- Cliccare su Save per attivare la regola
La configurazione di Mailstore Server per il Journaling di Office365 è simile a quella che si usa per il Journaling di Exchange, ma Office 365 può usare per il Journaling solo una casella esterna. Anche se questa casella è su un server non Exchange, e ci si può accedere tramite POP o IMAP standard, è comunque necessario utilizzare un job di tipo Exchange per l'archiviazione.
Per configurare Mailstore server per archiviare le mail tramite Journaling:
- Loggarsi in Mailstore come Admin o come un utente con privilegi amministratitivi
- Cliccare su Archivia E-Mail
- In Server di Posta elettronica scegliere Microsoft Exchange, quindi Archivia automaticamente posta elettronica in entrata e in uscita.
NB: perché la posta archiviata in journaling sia assegnata agli utenti corretti, bisogna che questi esistano in Mailstore Server. Gli utenti possono essere inseriti manualmente o sincronizzati con Office 365. La procedure di sincronizzazione è descritta in un'altra KB.
- In Accesso Via scegliere il protocollo da usare per l'accesso alla casella di Journaling. Se possibile, usare HTTPS. Se il proprio server usa un certificato SSL autogenerato, selezionare Ignora Avvisi SSL
- Sotto Host, inserire il nome o l'indirizzo IP del server sul quale risiede la casell di Journaling
- In Nome Utente e Password, inserire le credenziali per l'accesso alla casella
- Cliccando su Test si può verificare se le informazioni inserite finora sono corrette
- Quindi, scegliere se sincronizzare gli utenti ad ogni esecuzione del job di archiviazione (se si sincronizzano gli utenti con office 365 e non si inseriscono manualmente). La sincronizzazione degli utenti può essere eseguita anche manualmente o con un job schedulato a parte.
- Scegliere cosa fare per le mail indirizzate ad utenti non esistenti: possono essere scartate o archiviate in una casella apposita
- Scegliere se conservare o meno i messaggi nella casella di Journaling, una volta che sono archiviati. Questa cancellazione riguarda la casella di Journaling e non i messaggi che vengono consegnati agli utenti. Non è consigliabile lasciare le copie dei messaggi troppo a lungo nella casella di journaling.
- Cliccare su Avanti e scegliere un valore di Timeout
- Cliccare su Avanti, e nella finestra successiva segliere un nome per il Job. Si dovrebbe se possibile scegliere un nome chiaro, dal quale si capisca la funzione del job.
- Cliccare su Fine: il job può essere eseguito subito o schedulato per un'esecuzione successiva.
